Veel bruidsparen in Nederland willen trouwen in mei, juni, juli of september, vanwege betere kansen op goed weer. Bruiloftleveranciers en -locaties noemen dat het hoogseizoen. Uiteraard is het dan langer licht en zijn de gemiddelde temperaturen hoger dan bijvoorbeeld in februari. Overigens kan het ook op trouwfeesten in het hoogseizoen nog hard en veel regenen, dat heeft Singer in Suit al vaak genoeg meegemaakt. In deze blog gaan we daar echter niet vanuit.
We gaan we uit van mooi weer. Laten we zeggen: 25 graden en zonnig. Ook ’s avonds nog. We gaan ook uit van bruiloften waarbij de dansvloer of het dansgedeelte binnen is. En van bruidsparen die graag willen dat het dak eraf gaat, met een volle dansvloer.
Een paar voorbeelden die in de praktijk veel voorkomen:
Voorbeeld 1: Het trouwfeest is volledig binnen, inclusief de rookruimte
Dus: niemand hoeft naar buiten. Hopelijk is de temperatuur binnen aangenaam. Helaas hebben veel locaties alleen geen airconditioning. Een feestruimte die benauwd, warm en broeierig is, heeft de hele avond weerslag op het feest. Mensen willen misschien wel dansen, maar krijgen het snel warm, waardoor ze snel weer gaan zitten.
Misschien is er wel airconditioning. Dat is in ieder geval beter, maar wordt deze dan goed afgesteld? Niet te hard? Niet te koud? Zitten mensen dicht bij het apparaat zelf? Laten we aannemen dat het apparaat perfect is afgesteld. Dat scheelt een hoop: het klimaat is goed.
Zelfs bij een prima temperatuur/klimaat worden veel Nederlanders er over het algemeen niet vrolijk van als ze bij lekker zonnig weer verplicht binnen moeten zitten. In een feestruimte zonder ramen vergeten mensen misschien nog dat het buiten mooi weer is, maar als er veel daglicht binnen valt? Dan worden de gasten constant aan het mooie weer herinnerd.
Voorbeeld 2: Het trouwfeest is binnen, maar de rookruimte is buiten
De kans dat rokers een keer vaker gaan roken, is groot als de rookruimte buiten is. Bij openslaande deuren of bij de ingang van de locatie bijvoorbeeld. De kans dat ze net iets langer buiten blijven staan of zitten, is ook groot.
Singer in Suit ziet bij goed weer ook regelmatig dat niet-rokers ook even mee naar buiten gaan. Zeker als het echt lekker warm is. Hoe meer mensen er roken en ‘mee-roken’, hoe meer mensen er dus, gedurende de avond, weggaan van het feitelijke feest. Dit soort verloop komt de sfeer vaak niet ten goede.
Voorbeeld 3: Het trouwfeest is binnen, maar er is ook een buitengedeelte/terras
De band of dj staat binnen en de dansvloer is ook binnen. En er is een prachtig terras. Er zijn zelfs overkappingen voor het spatje regen wat zou kunnen vallen. En ook heaters, voor als het afkoelt. Kortom: het buitengedeelte is een hele fijne omgeving met fijne voorzieningen. De kans dat een groot gedeelte van het publiek dan buiten gaat en (lang) blijft zitten, is heel groot. Zeker in de eerste uren en al helemaal wanneer er buiten ook drankjes en hapjes worden geserveerd. Klinkt allemaal erg gezellig en dat kan het ook zijn. Maar: buiten mag er geen muziek worden afgespeeld.
Wanneer het bruidspaar wel een echt dansfeest wil, ontstaat er op dit soort locaties vaak een lastige situatie. Het publiek zit of staat grotendeels buiten. De muziek is binnen. Buiten muziek mag niet. Om een dansfeest te creëren, moet het publiek dus naar binnen. Terras dicht, heaters uit, deuren dicht. Dat lijkt de oplossing. Dat is ook vaak de oplossing, op de avond zelf…
En zo komen we bij de tips. De eerste:
Tip 1: Denk er van tevoren over na
Om verrassingen te voorkomen. En om te voorkomen dat mensen op een onnatuurlijke manier naar binnen moeten worden gehaald om, hals over kop, deel uit te maken van een dansfeest. Denk aan een aantal reële scenario’s en bedenk alvast wat te doen in een bepaalde situatie. Dat voorkomt niet alleen verrassingen, maar ook stress op de dag zelf.
Tip 2: Kies, indien mogelijk, een locatie waar ook buiten muziek mag worden afgespeeld
Dat houdt opties open. Bij slecht weer is het feest binnen, bij goed weer eventueel buiten of buiten en binnen. Dit soort locaties zijn tot op de dag zelf flexibel. Er zijn zelfs locaties met een dak dat open en dicht kan, zoals Beachclub NU in Biddinghuizen. Singer in Suit heeft daar overigens goede ervaringen.
Tip 3: Kies, indien mogelijk, een locatie met een rookruimte dichtbij
Zoals bijvoorbeeld een tent op een privéterrein of een festival wedding terrein, waar gewoon in de feestruimte mag worden gerookt. Als mensen buiten moeten roken, geldt vaak: hoe dichter bij het echte feest dat is, hoe beter voor de feestsfeer.
Tip 4: Spreek van tevoren af of er gebruik wordt gemaakt van een eventueel terras
Wordt een eventueel terras wel of niet gebruikt tijdens de bruiloft? Wordt er wel of geen drank geserveerd op een eventueel terras? Zijn er overkappingen/heaters? Is het een optie om het terras alleen voor een gedeelte van de avond te gebruiken, bijvoorbeeld alleen de eerste paar uur? Over het algemeen geldt: hoe comfortabeler de omstandigheden op het terras zijn, hoe lastiger het is om (veel) mensen binnen te krijgen.
Tip 5: Kies een locatie met airconditioning
Zodat het klimaat binnen altijd comfortabel kan worden gemaakt. Geen airconditioning? Kies dan bijvoorbeeld voor een ruimte die eigenlijk altijd koel(er) blijft, ook bij tropische temperaturen. Of regel zelf mobiele airconditioning, ventilators of waaiers.
Tip 6: Kies een locatie met mogelijkheden voor een dansfeest
Lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Er zijn bijvoorbeeld locaties waar een strenge geluidslimiet geldt, waardoor eigenlijk enkel achtergrondmuziek mogelijk is. Achtergrondmuziek is niet echt dansbaar. Verder is voldoende ruimte een pre, zodat het nodige geluid en licht kan worden opgebouwd. Wanneer er nevel mag worden gebruikt, is dat ook een voordeel. Met nevel bedoelen we in deze een soort dunne mist/rook. Geen dichte mist dus. Lichtshows zijn met rook of nevel veel beter. Dat komt omdat de rook of nevel lichtbundels zichtbaar maakt. Het effect wordt zo mooier en groter. Op sommige locaties mag wel nevel (dunne mist), maar geen rook worden gebruikt. Dit in verband met vergunningen en/of brandalarmen. Vraag het eventueel na bij jullie contactpersoon van de locatie.
Tip 7: Ga enkel voor een feest in de openlucht bij geringe kans op regen
Wees hierbij niet te naïef. Regelmatig vallen trouwfeesten letterlijk in het water vanwege slechte voorbereidingen. Zorg voor overkappingen, die eventueel lastminute kunnen worden opgezet. In ieder geval voor de leveranciers die met dure apparatuur staan opgesteld, zoals muzikanten, dj’s, catering, photo booth en anderen.
Tip 8: Kies de locatie bij de beoogde sfeer
Het is verstandig om bij het uitkiezen van de locatie aan een aantal zaken te denken, om vervelende verrassingen te voorkomen. Om dus ook te voorkomen dat het gros van de gasten, tegen hun zin, van het terras wordt gehaald en ‘verplicht’ naar binnen moet om deel uit te maken van een dansfeest. Kies de locatie bij de sfeer die jullie voor ogen hebben. En dus niet enkel omdat het er allemaal mooi uitziet of omdat het net wat goedkoper is. Vinden jullie het wel of niet erg als veel mensen op het terras zitten tijdens jullie feest? Dat is iets om over na te denken.
Tip 9: Maak het binnen zo leuk en mooi mogelijk
Bijvoorbeeld met versieringen en licht. Wanneer jullie hierin zelf niet handig zijn, kunnen jullie hulp vragen aan mensen met ervaring, zoals dj’s, geluidsbedrijven, mensen van de locatie en wedding planners.
Tip 10: Geef de dj, band of artiest niet te snel de schuld. Blijf positief!
DJ’s of bands de schuld geven en zeggen dat het hun taak is om de mensen naar binnen te krijgen is veel te makkelijk en in veel gevallen onterecht. Zij worden eigenlijk ’tegengewerkt’. Door het weer, door de gunstige omstandigheden buiten, door de temperatuur, doordat muziek buiten verboden is: etcetera. Er zijn natuurlijk gasten die al dansend binnenkomen, maar de meeste mensen moeten vroeg op de avond acclimatiseren. Even bijpraten, een paar drankjes drinken en dan, wat later op de avond, worden ze losser. Heel vroeg op de avond entertainment en harde muziek forceren heeft tijdens veel bruiloften een averechts effect.
Tip 11: Pas kleding en dress(code) eventueel aan
Een driedelig pak en 30 graden zijn geen gelukkige combinatie. Een strakke trouwjurk en 30 graden waarschijnlijk ook niet. Zorg eventueel voor andere kleding en schoenen tijdens het feest. Singer in Suit ziet ook regelmatig trouwfeesten waarbij het bruidspaar gaat omkleden na de opening. En er zijn bruiloften die sowieso een casual dresscode hebben. Kijk wat bij jullie past!
Tip 12: Raak niet in paniek op de dag zelf
Overleg rustig met mensen van de locatie, leveranciers en de ceremoniemeester om samen tot de beste oplossing te komen. Schroom niet om mensen met meer ervaring op trouwfeesten om hulp te vragen en om adviezen aan te nemen.
Conclusie:
Hoe goed jullie dansfeest wordt, is afhankelijk van veel meer factoren dan enkel het weer en de locatie.
Een goed dansfeest is bijvoorbeeld afhankelijk van de muziek, het publiek, het bruidspaar zelf, de ruimte op de dansvloer, de dag van de week en allerlei andere zaken. Dat is een verhaal voor een andere blogpost.
Focus dan ook niet teveel op het (warme) weer. Zelfs als het 35 graden is en zelfs als de locatie wat minpunten heeft, is een topfeest met een volle dansvloer mogelijk!